Сделочный учёт для сферы услуг, агентов и IT

Если со «своим» бухгалтером начать работу в режиме аутсорсинговой бухгалтерии, то с большой вероятностью качество учёта сразу упадёт. Почему так? Тот же человек, та же компания. Квалификация не менялась и бизнес не стал сложнее.

Просто у бухгалтерского аутсорсинга есть отличительная черта — он как главный герой фильма «Эффект бабочки» постоянно ищет ответы в прошлом: изучает платёжные поручения, которые уже оплатили, ищет косвенные признаки основания оплаты и пытается правильно их учесть, чтобы система не дала сбой, и учёт не развалился.

Можно посмотреть на назначение платежа или закрывающие документы, но они не всегда дадут ответ. Документы могут не оформлять, а в назначении прописать сторонние услуги или вообще оставить графу пустой.

Штатная бухгалтерия таких проблем не испытывает. Оплата по счёту не будет произведена, пока бухгалтер не поймёт, куда и кому уходят деньги. Для аутсорсинга всё иначе: счёт и платёжки готовят без конкретного знания обстоятельств. Так, неверное понимание ситуации бухгалтером приводит к снижению качества и неправильному ведению учёта.

Понятный и жизненный пример — аренда офиса. Арендатор ежемесячно платит за офис, а арендодатель, помимо этой суммы, требует внесения депозита в размере той же месячной суммы. Своего рода страховка для владельца и мотивация для клиента не хулиганить на чужой собственности и предупреждать о выезде заранее.

Бухгалтер арендатора понимает, что платёж за офис можно списать в расходы, с депозитом это сделать не получится, потому что никакая услуга не была оказана. Клиент подписал общую платёжку на аренду и депозит, бухгалтер-аутсорсер видит одно назначение «аренда офиса», а списать всю сумму в расходы — значит совершить ошибку.

Предположим, арендодатель поднял цену с 50 до 60 тысяч рублей в месяц и увеличил депозит. Снова нужно разбираться, какая часть платежа пойдёт в депозит, а какая в арендный платёж. Вновь поможет лишь понимание жизненной ситуации и осведомлённость об изменениях.

Основой решения этой проблемы стал простой факт: предприниматели не платят друг другу деньги просто так. Всегда существуют договоры, деловые отношения и связи, которые формируют ситуации. Мы решили максимально формально прописать взаимоотношения между плательщиком и получателем и, опираясь на эту настройку, начали вести учёт. Если не понимали, что происходит, запрашивали договор и задавали уточняющие вопросы клиенту.

Продолжим пример с арендой. ООО «Дом» сдаёт нам офис в аренду за 50 тысяч рублей в месяц и депозитом также в 50 тысяч. После настройки все платежи, удовлетворяющие условиям «аренда» и «депозит», будут проводиться в учёте без участия человека. Отклонения специалист рассмотрит вручную, после чего откорректирует настройки, чтобы учёт в дальнейшем отражался как актуальный и достоверный.