Ведение кадрового учета

Любой компании, где работают наемные работники, закон предписывает вести кадровый учет. Это касается не только индивидуальных предпринимателей, но и обществ с ограниченной ответственностью, а также иных форм ведения бизнеса. Кадровые документы относятся к разным аспектам, связанным с персоналом. Это и организационные моменты, и расчет зарплат, и отчисления в фонды. Чаще всего всеми этими вопросами занимается либо штатный бухгалтер, либо непосредственно руководитель.

Что такое кадровый учет

Кадровое делопроизводство — это документальное подтверждение всех процедур, связанных с трудовой деятельностью наемного персонала. Это прием на работу или увольнение, перевод на другую должность и т.д. Что обязательно должно быть отражено в документах по учету кадров:

• факт принятия на работу сотрудника;
• занимаемая им должность, а также ее смена;
• дата и причины увольнения.

Важно, чтобы все бумаги велись в соответствии с требованиями закона. Нарушение установленных трудовых норм нанимателем, а также неточности в документации могут обернуться для компании штрафами, судебными исками или другими неприятными последствиями.

Какие виды документов кадрового учета существуют

Все бумаги, регулирующие отношения нанимателя и сотрудника, можно разделить на несколько категорий:

• удостоверяющие деятельность — к ним относятся трудовые книжки, договора и прочие бумаги, подтверждающие законность трудовой деятельности;
• распорядительные — к ним относятся приказы о назначении на определенную должность, а также письменные подтверждения других распоряжений;
• внутренние — сюда можно отнести служебную переписку, касающуюся вопросов трудоустройства;
• регистрационные — в первую очередь, это журналы, в которых фиксируются входящие и исходящие трудовые документы, акты и распоряжения, касающиеся сотрудников;
• расчетные — это карточки сотрудников, табеля рабочего времени и т.д.

Какие документы кадрового учета необходимы

В первую очередь любой наниматель обязан заключать с сотрудниками трудовой договор. Документ должен быть заключен и подписан в течение 3 дней с того момента, как работник приступил к выполнению своих обязанностей. В трудовом договоре прописываются все важные условия: размер оклада, условия работы, обязанности сторон и т.д. Крайне важно, чтобы они не противоречили действующим нормам трудового права. Иначе бумаги могут признать недействительными и взыскать с нанимателя штраф.

Еще один важный документ кадрового учета — трудовые книжки. В них делается запись, когда сотрудник поступает на работу. Там отмечается его должность, стаж, причина увольнения. Действующие законодательные нормы обязывают всех нанимателей вести трудовые книжки своих сотрудников. Если работник увольняется, ТК отдается ему на руки. В остальных случаях она хранится у работодателя. Также закон требует, чтобы велся журнал, в котором отмечается движение этих документов. С внедрением электронных трудовых книжек бумажных записей и самих журналов становится меньше.

Кроме этой документации, кадровая служба должна использовать:

• личные карточки работников;
• должностные инструкции;
• штатное расписание;
• правила трудового распорядка организации;
• график отпусков.

Стандартизированные бланки, а также нормы ведения этих бумаг прописаны в действующем законодательстве. Но во многих случаях предприниматели могут использовать собственные образцы документов. Кроме этой документации кадрового учета, в обязательный список входит также письменное согласие сотрудников на обработку персональных данных, которое подписывается лично каждым работником.

Федеральный закон № 152-ФЗ обязывает хранить положение о персональных данных. В них прописывается, какая персональная информация передается компании и как она вправе ее обрабатывать. Важно, чтобы содержание этих положений не противоречило актуальному законодательству. Поэтому лучше всего, если документ составит грамотный юрист.

Аутсорсинг кадрового учета

Небольшим компаниям нет смысла содержать отдел, который будет заниматься вопросами, связанными с приемом на работу и увольнением сотрудников, а также другими вопросами, которые касаются трудовых взаимоотношений. Все эти задачи можно доверить фирмам, занимающимся аутсорсингом.

Выгоды

• экономия на затратах — тарифы компаний-аутсорсеров куда ниже, чем оклад одного или нескольких работников;
• квалифицированная поддержка — у таких компаний богатый опыт работы с разными предприятиями;
• гарантия результата — эксперты несут ответственность перед клиентами, что прописывается в условиях сотрудничества;
• уверенность — не нужно больше беспокоиться о ведении документооборота, если сотрудник заболеет, уйдет в отпуск или уволится.

Какими вопросами занимается учет кадров ИП

• Поиск, наем, оформление персонала.
• Подготовка инструкций, приказов, справок для персонала.
• Начисление зарплаты, больничных, отпускных и других платежей сотрудникам.
• Ведение всех связанных с персоналом документов.

Закон не ограничивает предпринимателей в способах ведения учета кадров. Вы можете заниматься этими вопросами самостоятельно, но это потребует высокой квалификации, а еще времени. Несколько облегчают задачу онлайн-сервисы для ведения кадрового учета, они разработаны специально для ООО, ИП и малого бизнеса. Однако даже в этом случае потребуется время и усилия, чтобы вникнуть в сферу, а цена ошибок достаточно высокая. Поэтому коммерсанты часто доверяют учет на аутсорсинг, ведь в противном случае пришлось бы нанимать в штат специалиста, а для большинства предпринимателей это нерентабельно.

Обязательная кадровая документация

Как только предприниматель или организация нанимает работников, приходится вести целый пакет обязательных документов:

• табели работников с расчетом времени и оплаты;
• приказ о зачислении в штат, об отпуске, премии, увольнении;
• рабочее расписание, графики отпусков, внутренний распорядок;
• книги учета приказов и всех остальных кадровых бумаг;
• командировочная документация;
• договора и трудовые книжки.

В зависимости от специфики предприятия могут потребоваться дополнительные бумаги. Например, это может быть договор материальной ответственности, если сотруднику предстоит работать с финансами или другими ценностями. Его подписывают в том числе кассиры. Если работа посменная, то нужно оформить и сменный график. Некоторые предприниматели также заключают с сотрудниками договора о неразглашении коммерческой тайны.

Кадровые документы можно условно разделить на 3 категории: нормативные, организационные и учетные. Внутренние нормативы — это трудовой распорядок, инструкции, в том числе должностные, и по охране труда. Ведение всех этих бумаг помогает предотвратить конфликты между сотрудниками и работодателем в будущем. Организационная документация охватывает учет командировок, приказов, а также графики отпусков и штатное расписание. А вот непосредственно к учетной документации относятся договора, карточки сотрудников, объяснительные записки, заявления и тому подобное.

Ведение кадровой документации при приеме на работу

Когда вы принимаете сотрудника в штат, первым делом следует получить от него пакет документов. В него входит удостоверение личности, идентификационный код, страховой номер лицевого счета, диплом или другие бумаги, подтверждающие его квалификацию. При наличии этих документов следует заключить договор. На данном этапе также подписывают дополнительные бумаги, связанные со спецификой работы. Например, договор материальной ответственности или о неразглашении коммерческой тайны.

Далее ведение кадровых документов требует, чтобы договоры зарегистрировали и издали приказ о зачислении сотрудника в штат. Обратите внимание, что ваш новый подчиненный обязан ознакомиться с этим приказом.

Затем вносят соответствующие записи в трудовую книжку, книги учета, создают карточки специалиста. Если на предприятии используют табели учета, в них также нужно сразу вписать нового сотрудника.